Bicara tentang proyek IT tentunya tidak jauh-jauh dengan poin dalam kontrak kerja. Dalam setiap bisnis harus ada pegangan hitam diatas putih, dan ini yang akan dijadikan acuan dalam segala penyelesaikan permasalahan dan utamanya masalah pembayaran.

Berikut ini 6 poin penting yang harus ada dalam setiap kontrak kerja yang khususnya berhubungan dengan pekerjaan TI

1. Jenis Pekerjaan

a. Rincian Pekerjaan

Ini poin paling penting dalam kontrak kerja. Buatlah jenis pekerjaan serinci dan sedatail mungkin dengan bahasa yang mudah dipahami klien. Semakin jelas apa yang akan dikerjakan dan seperti apa prosesnya, semakin mempersempit peluang adanya salah paham diantara kontraktor dan pelanggan. Sering terjadi konflik berawal dari kesalahpahaman dalam rincian pekerjaan, sehingga klien merasa sudah termasuk dalam item pekerjaan sementara kontraktor merasa hal itu diluar perjanjian. Pastikan klien paham apa yang akan dikerjakan dan apakah hal itu sesuai dengan keinginan mereka, baru tandatangani kontrak.

b. Rincian Fitur

Ini adalah sub bagian dari rincian pekerjaan, tapi saya tekankan disini karena seringkali jadi sumber perselisihan. Fitur adalah fungsi dari sistem, software, atau hardware yang ditawarkan. Dalam beberapa jenis layanan, fitur-fitur ini dipisahkan berdasarkan paket-paket tertentu, misalnya jika beli server maka ada fitur yang termasuk bawaan dan ada fitur yang termasuk tambahan berbayar. Demikian juga dalam software. Seringnya klien salah paham dengan menganggap bahwa membeli hardware atau software pasti mendapat semua fitur yang tersedia. Jelaskan dalam rincian tersendiri, termasuk jika ada layanan tambahan opsional yang ditawarkan.

c. Penyediaan Data

Dalam pekerjaan TI, data sangat dibutuhkan untuk kelangsungan pekerjaan. Umumnya penyedia data adalah klien, tapi ada beberapa jenis pekerjaan dimana kontraktorlah yang menyediakan datanya, misalnya yang berhubungan dengan survey. Tekankan tanggung jawab penyediaan data ini, data apa saja yang harus disediakan dan batas waktu penyediaan. Jangan sampai pekerjaan amburadul karena kesalahan dari pihak klien, entah datanya keliru atau penyerahan datanya molor dari waktu yang disepakati. Persiapkan poin penyelesaian perselisihan untuk ini.

d. Penambahan dan Revisi

Poin ini juga penting karena seringkali ditengah-tengah proses pengerjaan, klien meminta tambahan fitur atau perubahan fitur. Tentunya ada kalanya hal ini merusak rencana kerja yang disusun dan mengakibatkan molornya waktu pengerjaan dari kesepakatan atau bahkan efek yang lebih serius adalah gagalnya penyelesaian proyek karena fitur yang diminta tidak bisa dikerjakan. Masukkan poin ini dalam perjanjian kontrak kerja dan pastikan ada batasan penambahan fitur dan revisi yang diminta, jangan sampai keluar dari kesepakatan awal. Jika hal ini jadi masalah, maka persiapkan poin ke 6 yaitu Penyelesaian Perselisihan yang akan kita bawah setelah ini.

2. Waktu Pengerjaan

a. Pembagian Waktu

Poin ke 2 yang harus ada dalam kontrak adalah Waktu Pengerjaan. Ini jelas, harus ada Timeline yang disepakati bersama soal kapan mulai pengerjaan, pembagian waktunya, dan kapan selesainya. Waktu pengerjaan berhubungan dengan sistem termin pembayaran yang akan dibahas dibawah nanti.

Buatlah dalam bentuk grafik dan tabel untuk pembagian waktu pengerjaan, agar klien juga bisa memahami. Tambahkan alokasi waktu cadangan jika terjadi kesulitan atau permasalahan teknis, untuk berjaga-jaga dari pinalti. Jangan lupa, alokasikan waktu untuk penyediaan data dan pemrosesan data. Jika ada molornya pekerjaan, tuangkan dalam poin kesepakatan, seperti apa tanggung jawab masing-masing pihak.

b. Selesai Pekerjaan

Waktu selesai pekerjaan harus dideklarasikan dalam surat pernyataan selesai pekerjaan. Ini digunakan sebagai tolok acuan pembayaran final atau mulainya waktu garansi. Adakan serah terima pekerjaan secara resmi.

3. Sistem Pembayaran

a. Pembayaran Cash atau Bertahap (Termin)

Pembayaran adalah poin paling krusial dalam kontrak kerja. Sistem pembayaran harus disepakati didepan berserta syarat-syarat pencairannya. Pembayaran cash dimuka biasanya untuk proyek dengan nilai kecil, sedangkan untuk proyek menengah dan besar biasanya digunakan sistem pembayaran bertahap, bisa 2x bayar atau 3x bayar atau lebih tergantung kesepakatan. Pastikan sistem ini tidak memberatkan cash flow usaha. Jangan sampai karena pembayaran bertahap kemudian perusahaan ngos-ngosan kehabisan nafas keuangan dalam membiayai pekerjaan. Atur dan sepakati besaran masing-masing termin.

b. Down Payment/Uang Muka

Biasanya dengan pembayaran bertahap ada Uang Mukanya. Besaran UM ini bervariasi antara 30% sampai 50%, bahkan ada yang kurang dari itu. Dalam hal ini pertimbangkan 2 hal :

  1. Besaran UM harus bisa membantu modal usaha diawal pekerjaan. Syukur-syukur UM bisa menanggung kebutuhan dana diawal kerja.
  2. Hak atas UM. Ini harus dirinci apa hak dan kewajiban sehubungan dengan diterimanya UM. Seberapa persen pekerjaan yang harus dicover sampai Termin pertama dan bagaimana penyelesaian masalah UM jika proyek dibatalkan oleh klien. Umumnya UM juga menjadi jaminan bahwa klien meneruskan proyek sehingga jika ada pembatalan sepihak dari klien, maka UM dianggap hak kontraktor. Tapi lebih baik poin ini dipertegas kembali di perjanjian karena sering salah paham.

c. Waktu Pembayaran

Poin ini juga harus ada dalam perjanjian, kapan pembayaran bisa dicairkan dan syarat-syarat pencairannya. Jangan sampai terjadi molor pencairan atau bahkan macet pembayaran. Persiapkan apa langkah yang harus dilakukan jika terjadi meleset waktu pembayaran. Untuk proyek yang sifatnya back to back, maka anda harus ketat dalam waktu pencairan ini karena jika tidak, dana bisa kesedot untuk menalangi pembayaran.

4. Garansi

a. Rincian item Garansi

Garansi tentunya ada dalam setiap proyek, ini jadi jaminan bahwa kontraktor bertanggung jawab pasca selesainya proyek. Tidak semua item masuk dalam jaminan garansi, tuliskan secara detail apa saja item yang digaransi. Jangan lupa ada syarat dan kondisi terpenuhinya klaim garansi, ini perlu mendapat perhatian karena setelah proyek diserah terimakan, maka klien memiliki akses untuk mengelola hasil proyek dan tentunya ada hal-hal diluar kontrol kontraktor yang bisa menimbulkan kerusakan. Ini masukkan ke disclaimer garansi.

b. Waktu Garansi

Tentunya garansi tidak bisa berlaku seumur hidup, bahkan untuk device yang ‘ngaku’nya lifetime waranty sekalipun. Cantumkan dengan jelas masa berlakunya garansi, lebih baik menggunakan patokan tanggal yang pasti, daripada sekedar menulis ‘garansi 3 bulan’.

5. Pemeliharaan

a. Rincian Pekerjaan Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah jenis pekerjaan yang biasanya dilakukan setelah garansi habis masa berlakunya. Pemeliharaan umumnya kontrak terpisah dari pekerjaan pembangunan sistem/perangkat lunak. Pemeliharaan adalah kegiatan penting yang menjamin berjalannya hasil proyek pembangunan dengan baik dan lancar. Sayangnya justru banyak klien yang mengabaikan adanya pemeliharaan karena menambah cost. Meskipun dalam kontrak kerja pembangunan, klien meminta tidak usah dimasukkan biaya pemeliharaan , tapi tetap cantumkan dalam kontrak. Bisa ditulis misalnya ‘tidak termasuk pemeliharaan’ atau ‘pekerjaan pemeliharaan dibuatkan kontrak kerja tersendiri’

Jika memang klien ingin adanya pemeliharaan, maka jangan lupa tulis rincian pekerjaannya sama seperti dengan membuat rincian pekerjaan pembangunan sebelumnya. Jelaskan mana item-item yang masuk pemeliharaan, seperti apa bentuk pekerjaan pemeliharaan, dan bagaimana perlakuan jika ada pergantian komponen yang rusak. Dalam software biasanya pemeliharaan termasuk dengan kegiatan revisi MINOR dan bukan revisi MAYOR, Nah jelaskan apa itu dalam kontrak dan item-item apa saja yang termasuk Minor dan Mayor.

b. Waktu Pemeliharaan

Seperti halnya proyek pekerjaan, tentu kegiatan pemeliharaan harus dirincikan waktunya. Tidak sekedar durasi pekerjaan dalam sebulan misalnya, tapi jelaskan juga waktu-waktu tertentu dimana akan dilakukan pemeliharaan. Untuk sistem jaringan komputer misalnya, harus jeli memilih waktu dimana sistem tidak digunakan dan proses pemeliharaan tidak mengganggu produktifitas kerja klien.

c. Pembayaran

Biasanya ada 2 jenis pembayaran pemeliharaan. Pertama dibayar semua didepan, misal untuk 1 tahun dibayar seluruhnya didepan. Hal ini ada konsekuensi pengembalian pembayaran jika hasilnya tidak sesuai kesepakatan. Kedua dibayar sistem berlangganan (subscriptions) biasanya per bulan atau pertahun tergantung jenis-jenis pemeliharaan.

6. Penyelesaian Perselisihan

Lima poin diatas dalam prakteknya bisa jadi tidak berjalan mulus meskipun dibuat serinci mungkin. Ada ego dan pemikiran-pemikiran yang bisa jadi berbeda dalam memahami pekerjaan antara kontraktor dan klien. Ini perlu dituangkan dalam perjanjian. Jika terjadi perselisihan yang tidak bisa dicapai kata sepakat antara kedua belah pihak, mau dibawa kemana permasalahan itu, ke pengadilan, ke arbitrase, atau kemana harus dicantumkan. Tiap-tiap poin diatas juga perlu dituliskan bagaimana penyelesaian permasalahannya, misalnya untuk pembayaran yang molor akan mempengaruhi waktu pengerjaan dan penambahan beban biaya kerja, ini tanggung jawab siapa? Atau misalnya kelambatan penyediaan data juga bisa memperpanjang selesainya pekerjaan, dll. Pertimbangkan hal-hal yang terburuk yang bisa terjadi untuk dituangkan dalam kontrak kerja. Lebih baik sedia payung sebelum hujan.

TIPS

Membuat poin dalam kontrak kerja mungkin bisa dilakukan semua orang, tapi menyusun kata-kata dalam kontrak kerja itu memusingkan orang awam. Kontrak kerja biasanya disusun dalam bahasa hukum untuk menghindari terjadinya Wanprestasi atau salah pengertian antara pihak-pihak yang bertandatangan disana. Ini tentunya ditulis dengan kalimat-kalimat yang tidak bercabang.

Jika Anda bukan orang hukum dan perlu jaminan hukum atas kontrak yang dibuat, saya sarankan datang ke notaris untuk membuat kontrak kerja. Diskusikan poin-poin yang dimasukkan dalam kontrak dan biarkan urusan penulisan isi kontrak dikerjakan oleh Notaris. Tentu ada biaya tambahan sekitar 1-2 juta rupiah atau berdasarkan kesepakatan dengan Notaris. Alternatif lain, Anda bisa gunakan layanan online pembuatan kontrak hukum atau startup-startup yang bidang kerjanya pembuatan kontrak kerja. Banyak kok di internet, cari aja. Tapi pastikan pihak yang menyediakan layanan itu bonafid, professional, dan legal (ada ijinnya). Tidak mengapa keluar dana untuk pembuatan kontrak kerja, tapi perjanjian ini bisa dijamin didepan hukum untuk memberi kita rasa aman dan nyaman dalam bekerja. Semoga sukses…

Categories: Bisnis

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

14 + eight =